Nota fiscal de devolução: quando emitir, CFOP e como fazer

O que é e quando é obrigatória

A nota fiscal de devolução é o documento que acompanha a mercadoria no caminho de volta e desfaz, no todo ou em parte, a operação da nota original. Ela corrige o estoque e o imposto das duas empresas: quem devolve deixa de ter a mercadoria, e quem recebe de volta pode estornar o débito da venda.

É obrigatória? Em regra, sim, sempre que a mercadoria já foi recebida e volta ao vendedor. Se quem devolve é empresa, ela emite a nota. Se é consumidor pessoa física, que não emite nota, a loja faz a nota de entrada (veja a FAQ). Se a mercadoria foi recusada na entrega e nem chegou a entrar, a situação é de recusa, não de devolução (veja a tabela mais abaixo).

Quando emitir nota fiscal de devolução

Toda mercadoria que volta para quem vendeu precisa de documento fiscal. Isso acontece quando o produto chega com defeito, vem errado, em quantidade maior que a pedida, quando o cliente se arrepende ou quando você desiste de uma compra já entregue. A nota de devolução “desfaz” a operação original: tira a mercadoria do estoque de quem devolve, coloca de volta no estoque de quem vendeu e permite recuperar os impostos destacados.

A nota de entrada para mercadoria vinda de quem não emite documento fiscal vem do art. 54 do Convênio SINIEF s/nº de 1970. O Ajuste SINIEF 23/2024 permite que cada estado dispense essa nota quando o remetente, mesmo sem obrigação, emitir NF-e. Confira a regra da Sefaz do seu estado.

CFOPs de devolução mais usados

O CFOP começa com 5 (saída no estado), 6 (saída para outro estado), 1 (entrada do estado) ou 2 (entrada de outro estado). Os códigos abaixo foram conferidos na tabela oficial de CFOP.

Devolução de compra (você devolve ao fornecedor)

Devolução de venda (a mercadoria volta para você)

Passo a passo para emitir a nota de devolução

1. Separe a nota originalVocê vai precisar da chave de acesso de 44 dígitos, dos itens, quantidades, valores e impostos.
2. Escolha o tipoNota de saída, se você está devolvendo uma compra; nota de entrada, se recebeu a devolução de um consumidor.
3. Marque a finalidadeNo emissor de NF-e, escolha a finalidade “devolução de mercadoria”.
4. Referencie a nota originalInforme a chave de acesso da nota original. Desde 01/09/2026, na NF-e (modelo 55), isso é feito item a item, no grupo “DFeReferenciado”, com a chave e o número do item (veja a seção abaixo).
5. Escolha o CFOPUse a tabela acima, conforme o estado de destino e o CFOP da nota original.
6. Repita valores e impostosMesmo preço unitário, mesma NCM, e o destaque proporcional de ICMS, IPI e ST, se houver.
7. Explique o motivoNas informações complementares, escreva algo como “Devolução parcial ref. NF-e nº 1234, por defeito”.
8. Transmita e envieAutorize a NF-e, mande o XML e o DANFE para a outra parte e acompanhe a mercadoria no transporte.

Regra nova desde 01/09/2026: referência por item (VC02-14)

A Nota Técnica 2025.002-RTC do Portal Nacional da NF-e (versão 1.40, mantida na 1.50, de junho de 2026) mudou a forma de referenciar a nota original na devolução. Pela regra de validação VC02-14:

• Onde vale: NF-e modelo 55 com finalidade “devolução de mercadoria” (finNFe = 4).
• O que muda: fica proibido referenciar a nota no campo “refNFe”, no cabeçalho. A referência passa a ser feita no grupo “DFeReferenciado”, em cada item, com a chave de acesso da nota original e o número do item nela (nItem).
• Rejeição: sem documento referenciado, a Sefaz devolve a rejeição 321 (“NF-e de devolução de mercadoria não possui documento fiscal referenciado por item”). Item referenciado sem o nItem também é rejeitado, e o mesmo item não pode ser referenciado em duplicidade.
• Data: implementação em produção a partir de 01/09/2026 (em homologação, até 01/07/2026). A nota técnica avisa que a implantação pode variar por estado.
• Exceções: a regra não se aplica aos CFOPs 1.201, 1.202, 1.410, 1.411, 5.921 e 6.921.

Fonte: Portal da NF-e, Nota Técnica 2025.002-RTC, versão 1.50 (junho de 2026), histórico de versões e regra VC02-14, conferida em 26/10/2026.

Exemplo numérico de devolução parcial

Uma loja comprou 10 ventiladores a R$ 50 cada (nota de R$ 500, CFOP de venda 5102 no fornecedor). Dois chegaram quebrados. A loja emite uma NF-e de devolução de 2 unidades a R$ 50: total de R$ 100, CFOP 5202, finalidade devolução e a chave da nota original. Se a nota de compra destacava ICMS de 18%, a devolução destaca 18% sobre R$ 100, ou seja, R$ 18, na mesma proporção.

Valor da devolução = quantidade devolvida × preço unitário original → 2 × R$ 50 = R$ 100

Nota de devolução no MEI

O MEI tem uma regra simplificada: a tabela de CFOP diz que os códigos 5202 e 6202 servem para qualquer devolução de mercadoria feita pelo MEI, salvo as de exportação. Na entrada, o MEI usa 1202 ou 2202. Isso vale tanto para devolver ao fornecedor quanto para receber de volta.

• O MEI que precisa devolver mercadoria comprada de uma empresa deve emitir NF-e. Veja como funciona a NF-e.
• Quem não tem emissor pode usar o emissor gratuito do Sebrae ou o da Sefaz, quando o estado oferecer, ou a nota fiscal avulsa.
• Para entender quando o MEI é obrigado a emitir nota, veja MEI precisa emitir nota fiscal.

Devolução de consumidor: troca, defeito e arrependimento

Quando quem devolve é um consumidor pessoa física, ele não emite nota. Quem documenta a volta é a loja, com uma nota fiscal de entrada em nome do cliente, referenciando a NFC-e ou NF-e da venda. Nas compras feitas pela internet ou por telefone, o cliente tem 7 dias de arrependimento. Em produtos com defeito, valem os prazos de garantia do CDC. As regras de troca para o consumidor estão em troca e devolução pelo Código de Defesa do Consumidor.

Em vendas com NFC-e, alguns estados têm regras próprias para troca e devolução no balcão. Consulte a Sefaz do seu estado ou o seu contador.

Devolução, cancelamento, carta de correção e recusa

Erros comuns

• Usar CFOP de venda (5102) para devolver: a operação tem código próprio de devolução.
• Esquecer a nota referenciada: sem a chave da original, o imposto não é estornado corretamente.
• Mudar preço na devolução: o valor unitário deve ser o mesmo da nota original.
• Não destacar o ICMS que veio na compra: quem recebe precisa do destaque para estornar o crédito ou o débito.
• Trocar 5 por 6: o primeiro dígito depende de onde está o destinatário.
• Não controlar o estoque: a devolução mexe no estoque e no fluxo de caixa; registre as duas coisas.