Inventário de estoque: como fazer a contagem passo a passo

Para que serve o inventário

O controle de estoque diz o que deveria existir. O inventário mostra o que existe de fato. A diferença entre os dois é dinheiro: produto vendido sem baixa, perdido, vencido, quebrado ou furtado.

• Corrigir o controle: sem saldo certo, você compra o que já tem e deixa faltar o que vende.
• Medir perdas: só a contagem revela quanto some por mês.
• Calcular o lucro real: o custo da mercadoria vendida depende do estoque inicial e final. Veja lucro líquido.
• Achar produto parado: item que não sai há meses é capital de giro preso.
• Cumprir a obrigação fiscal de quem precisa escriturar o Livro Registro de Inventário.

Tipos de inventário

Um jeito simples de montar o rotativo é usar a curva ABC: itens A (os que mais pesam no faturamento) todo mês, itens B a cada três meses e itens C uma ou duas vezes por ano.

Como fazer inventário de estoque: passo a passo

1. Escolha a data e avisePrefira um dia de pouco movimento ou o fim do expediente. Avise clientes e fornecedores se for fechar. Para o inventário fiscal, a referência é o último dia do ano.
2. Lance tudo antesTodas as notas de entrada, vendas, devoluções e trocas precisam estar registradas até a hora da contagem. Senão, a diferença será de papel, não de estoque.
3. Organize o espaçoJunte produtos iguais, separe vencidos, quebrados e mostruário, identifique prateleiras e áreas (A1, A2, depósito, vitrine).
4. Imprima a folha de contagemUma lista por área, com código, descrição e espaço para a quantidade, sem mostrar o saldo do sistema. Quem conta sabendo o número tende a “achar” o número.
5. Congele a movimentaçãoNada entra nem sai durante a contagem. Mercadoria que chegar fica separada e é lançada depois.
6. Conte em duplasUma pessoa conta, a outra anota. Conte por área, de cima para baixo, da esquerda para a direita. Caixa fechada: abra uma amostra para ver se está cheia.
7. RecontagemCompare a primeira contagem com o sistema. Tudo que divergir é contado de novo por outra dupla.
8. Investigue e ajusteDiferença confirmada vira ajuste de saldo, com o motivo anotado. Calcule o valor das perdas e a acuracidade.
9. Valorize e guardeMultiplique a quantidade pelo custo de cada item, some e guarde a folha assinada e a planilha final.

Modelo de planilha de inventário

Você pode fazer no Excel, no Google Planilhas ou no próprio sistema de vendas. As colunas essenciais:

Exemplo ilustrativo. O valor usa a contagem final multiplicada pelo custo de compra.

Para o controle do dia a dia, use o guia de controle de estoque, que explica entradas, saídas e saldo.

Como calcular divergências e acuracidade

Diferença = quantidade contada − saldo do sistema

Valor da perda = diferença × custo unitário

Acuracidade (%) = itens sem diferença ÷ itens contados × 100

Exemplo: o sistema dizia 120 unidades de um perfume e a contagem confirmou 113. A diferença é de 7 unidades, ou 5,8% a menos. Com custo de R$ 25 cada, a perda é de R$ 175. Se, de 50 itens contados, 46 bateram, a acuracidade é de 92%.

Quanto mais perto de 100%, mais você pode confiar no sistema para comprar. Abaixo de 90%, as compras feitas pelo saldo do sistema começam a errar com frequência; vale aumentar as contagens rotativas.

Causas mais comuns de diferença

Inventário e obrigação fiscal

Além de gestão, o inventário tem papel fiscal. Pela Resolução CGSN 140/2018, as microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional que são contribuintes do ICMS devem manter o Livro Registro de Inventário, com os estoques existentes no fim de cada ano-calendário. Empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real também registram o inventário; nos estados em que entregam a EFD ICMS/IPI, ele vai no Bloco H.

O MEI, segundo as Perguntas e Respostas do MEI da Receita Federal, é dispensado da escrituração dos livros fiscais e contábeis. Ele mantém o Relatório Mensal de Receitas Brutas e guarda as notas de compra. Veja o que o MEI precisa fazer.

Dicas para a contagem render

• Use etiquetas de “contado” nas prateleiras para não contar duas vezes nem pular nenhuma.
• Conte primeiro o depósito e depois a loja, ou o contrário, mas nunca as duas áreas misturadas.
• Leitor de código de barras ou aplicativo no celular reduz erro de digitação.
• Separe o que não está à venda (mostruário, consignado de terceiros, mercadoria em conserto) em lista própria.
• Aproveite a contagem para anotar itens parados, vencendo e com embalagem danificada: eles viram promoção.
• Revise o estoque mínimo e o ponto de pedido com os números novos.

Os 3 tipos de inventário mais citados

Quando alguém pergunta pelos “3 tipos de inventário”, a resposta mais comum junta a forma de contar com a forma de controlar. Veja como eles se encaixam:

1. Periódico (geral)Contagem completa em data marcada, normalmente uma vez por ano, para fechar o balanço.
2. Rotativo (cíclico)Contagens pequenas e frequentes, por grupo de produtos, sem parar a loja.
3. PermanenteO estoque é atualizado a cada entrada e saída, no sistema ou na planilha. A contagem física serve para conferir se o registro bate.

O ideal para o pequeno negócio é combinar os três: controle permanente no dia a dia, rotativo nos itens que mais vendem e um geral por ano. Depois da contagem, use os números para revisar o estoque mínimo e o ponto de pedido.

Erros comuns no inventário

• Contar com a loja vendendo e sem separar o que entra e sai.
• Deixar notas de entrada para lançar depois da contagem.
• Mostrar o saldo do sistema na folha de contagem.
• Valorizar o estoque pelo preço de venda.
• Ajustar a diferença sem descobrir a causa.
• Fazer inventário só quando o problema já ficou grande.

Com o estoque contado e valorizado, você sabe quanto do seu capital de giro está parado em mercadoria e pode planejar o fluxo de caixa das próximas compras.